在Exchange 2007中日程表进行了重新全面地进行了设计，以使其更加有效、实用和对用户更友好。在这篇文章中，我将对这些新特性以及它们如何改善了会议协作和日程表协作的功能进行讨论。

　工作时间

　　会议时间实际上是牵涉到每个人的，以前Outlook在会议时间的建议方面做得确实差强人意。微软Outlook 2007允许用户输入他们的日常工作时间，于是日程表功能就有可能以此提出更加切实可行的会议时间，因此改善了会议时间安排功能。

　　用户可以通过Microsoft Outlook或OWA输入他们的工作时间。在OWA中，用户只需要简单点击选项(Options)后面的日程表(Calendar)按钮。如下面的图C所示。接下来，用户就可以选择他们的工作日期和换班开始及结束的时间。

　　图C：用户可以输入他们日常的工作时间安排

　　资源邮箱

　　在早前版本的Exchange Server中，创建的邮箱通常只作为调度资源的知识库，如调度会议室或各种设备。安排会议时间时，用户像给同事发送邀请一样将邀请发送到专用邮箱。这样，他们就可以预定该邮箱相应的资源。这一特性在Exchange 2007中得到了改善。

　　当你在Exchange 2007中创建邮箱时，新建邮箱向导会询问你想创建用户邮箱、会议室邮箱还是设备邮箱。你可以看见如图A所示新建邮箱向导的截屏。

　　图A：Exchange Server 2007是区分用户邮箱和资源邮箱的第一个Exchange版本

　　Exchange Server 2007能区分用户邮箱和资源邮箱的事实看起来似乎没有什么大不了的，但是它有两个明显的优点：

　　● 你可以将有关资源的属性与邮箱相关联。举例来说，创建一个会议室邮箱时，你可以将会议室能容纳的座位数指定为该邮箱的属性。

　　● 微软Outlook也同样区分了邮箱类型。如图B所示，你看见的是Outlook Web访问(OWA)会议请求的一个截屏。屏幕上的资源域(Resources field)是让你选择想使用的会议室和会议所需的任一设备。将会议室邮箱添加到会议要求后，OWA会自动填写位置域(Location field)。

　　图B：OWA允许你预留资源作为会议请求的一部分

　　日程管理助手

　　微软Outlook 2007新设计的日程表最引人注意的功能莫过于日程管理助手(Scheduling Assistant)。它帮助用户根据参加者和资源可用性来计划安排会议。

　　日程管理助手内建于新建会议请求表(New Meeting Request form)中。具体操作为：在Outlook或OWA中，依次选择Calendar(日程表)->New(新建)->Meeting Request(会议请求)。你会看到一个与图A看起来差不多的主要会议请求的屏幕显示。

　　要想最有效地利用日程管理助手，首先填写会议请求表—特别是有关会议参加者和会议中要使用资源方面的内容。输入会议开始和结束的时间也是很有帮助的，但这不是一个绝对要求，因为日程管理助手会帮助你缩减时间空挡。

　　在图D中，你可以看到我在会议请求表中填写了几个必须参加者和一个侯选参加者。除此之外，我还请求了一个会议室资源、设备资源和会议时间。

　　图D：尽量完整填写会议请求表以最大效用地利用日程管理助手

　　现在我们要访问日程管理助手，选择日程管理助手的标签，可以看到如图E所示的屏幕显示。

　　图E：这就是日程管理助手的界面

　　初看这个屏幕尽管相当简单，但仍有一些确实需要注意的地方。首先，要注意到会议开始及结束的建议时间与你在安排(Appointment)标签上输入的内容是匹配的。(记住会议时间并不是绝对一成不变的)

　　日程管理助手所有工作的重点是找到一个大家都空闲的时间。你在安排(Appointment)标签上输入的会议开始及持续时间只是你单方面想进行会议的理想时间。

　　在会议开始及结束的建议时间下面是你先前指定的一个参加者列表。需要注意的是每个参加者左边都有一个代表其状态的图标。

　　这些图标可以让你一目了然地看到哪些是会议的必要参加者，哪些是候选的。位于最上端的参加者有一个独一无二的图标，因为这个特殊的参加者是安排会议日程的组织者。位于列表最下端的参加者也有一个独特的绿色图标，说明该参加者是代表一个资源而不是一起工作的同事。

　　屏幕的下半部分显示了建议的会议室的日程安排表。虽然这里只显示了一个会议室，但你可以轻松地在Outlook或OWA中显示多个会议室，这样你就可以看到你的会议可以使用哪个会议室。

　　屏幕主要部分显示的是建议参加者及资源忙闲信息的日程表网格。建议的会议时间在绿色和红色的垂直线之间。

　　你会注意到在日程表网格的最上面一行中，列出的一天时间里跳过了下午4点到早上8点这一段。因为我将OWA设置为只显示工作时间范围内的(注意此复选框就在网格上方)。选择Show Only Working Hours(只显示工作时间)复选框，可以防止意外地将会议安排到工作时间之外。

　　通常，忙闲信息是用彩色编码的。例如，在屏幕左下方的角落里，有各种各样的颜色和模式来显示忙、不确定、离开等信息。每个参加者的忙闲信息都会用这些颜色显示在网格中。在这个例子里，网格是空白的，这是因为我所选的参加者是实验室服务器上的测试账号，因此它们的日程表上并没有任何安排(appointment)。

　　还有表示良、尚可和欠佳等信息的颜色(在屏幕右下方的角落里)。如果参加者的日程表里填充了忙闲信息，这些颜色代码上方的空白区域则会列出一些建议的会议时间。

　　建议的会议时间将会使用不同颜色来区分该时间是良、尚可还是欠佳，这是基于每个人的日程安排的。当你选择了一个建议的会议时间时，绿色和红色的垂直线就会移动到这个建议时间的周围。这样，这个建议时间满足哪些人要求，不满足哪些人要求你就能一目了然了。

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